尊龙凯时人事檔案管理辦法

尊龙凯时

人事檔案管理辦法

第一章  總   則

第一條  為了更好的管理員工人事檔案，有效地保護和利用檔案，更好地為公司各項工作服務，根據公司實際情況，特制定本辦法。

第二條  員工人事檔案是人力資源部等部門在人員招聘、調配、任免、培訓、考核、獎懲等工作中形成的有關個人經曆、政治思想、業務技術水平、工作業績以及工作變動等情況的有關材料。是客觀地、曆史地、全面地考察和了解員工的重要依據。

第三條  人事檔案必須按照相關法律規定，做好員工人事檔案的管理工作；必須貫徹執行國家有關檔案保密、保管的制度和法規，确保人事檔案的安全與完整。

第四條  本辦法适用于公司人事檔案管理工作。

第二章  機構和職責

第五條  員工人事檔案管理工作在人力資源部指導下，由專職或以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員負責日常管理，同時接受集團公司人力資源部門的監督、檢查與指導。

第六條  公司專設人事檔案室進行統一管理。

第七條  員工解除勞動合同、辭職、自動離職、除名、辭退等原因，其檔案滞留在公司的，可由人事檔案室暫時代為管理。

第八條  檔案管理人員工作要求和職責

（一）貫徹執行國家有關檔案管理法律法規和規章制度，建立本單位人事檔案工作各項管理制度。

（二）熱愛本職工作，忠于職守，熟練掌握員工人事檔案管理工作的專業知識，不斷提高業務水平和工作能力。

（三）嚴格執行保密守則，不向無關人員洩露員工人事檔案内容。

（四）貫徹執行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關條例，管理好公司員工人事檔案，接受上級的監督、檢查與指導，參加業務培訓。

（五）負責本單位人事檔案信息的維護與管理，負責檔案材料的收集、鑒别、整理、轉遞、保管和提供查（借）閱等工作。

（六）确保員工人事檔案的安全保管，防止各類事故的發生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等項工作。

（七）員工當年的人事材料須在次年6月份前全部歸入本人檔案。

（八）人事檔案查閱須由兩人或兩人以上共同進行查閱。

         第三章  人事檔案的管理内容 

第九條  員工人事檔案的内容和分類：

第一類  入職手續：員工勞動合同、個人身份證複印件、學曆複印件、員工入職體檢表、報到證（應屆大學生）等有關材料；

第二類  學籍檔案：國家教委認可的學曆、學位及學習成績、畢業生登記表、學習期間個人鑒定表、報考院校志願表、參加學校創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文材料等，包括相關培訓結業内容以及榮譽證書複印件等有關材料；

第三類  組織關系材料：參加共青團、中國共産黨及民主黨派的材料，一般包括入團入黨申請書、思想彙報、發展為入黨積極分子考察登記表、入黨培訓結業證書、政審材料、個人自傳、轉正申請書、入黨志願書、黨内外群衆座談意見、具備黨員條件的公示材料、評先獎優材料以及加入民主黨派的有關材料；

第四類  員工工作檔案：進入公司前原單位工作檔案，包括原單位入職登記表、轉正鑒定表、定崗定級表、工資審批表等有關材料；進入公司後的入職登記表、轉正鑒定表、參加公司組織的培訓學習後形成的培訓鑒定表等有關材料；

第五類  專業技術職稱、職業資格、執業資格評審材料：包括職稱（初級職稱、中級職稱、高級職稱、教授級職稱）證件的複印件和評審材料；職業資格（五級/初級技能、四級/中級技能、三級/高級技能、二級/技師、一級/高級技師）證件的複印件和評審材料；執業資格證件的複印件及有關材料；

第六類  複轉軍人檔案：包括應征入伍材料、複員退伍材料、轉業等其他有關材料；

第七類  獎勵和處分材料：包括科技、業務及政治等方面的獎勵材料；處分決定、查證核實報告、上級批複及個人提供的有關材料，法院刑事審判工作中形成的判決書等有關材料；

第八類  錄用、任免、聘用、升職、降職、退（離）休、辭職、各種代表會代表登記表等有關材料；

第九類  可供組織參考的材料：傷殘鑒定材料、員工逝世後的有關材料，非正常死亡的調查報告及有關材料等；    

第十類   其他與人事檔案相關的材料。

第四章  檔案的整理

第十條  整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認真鑒别，分類準确，材料齊全，編排有序，目錄清楚，達到每卷檔案完整、真實、條理、實用的要求。

第十一條  員工人事檔案的整理嚴格根據國家檔案局發布的行業标準DA/T22-2000《歸檔文件整理規則》進行操作。

第五章  檔案的收集、保管和銷毀

第十二條  新員工正式入職後，15個工作日内，須将工作檔案（包括解除合同證明）、學籍檔案等有關材料一并交公司人力資源部接收登記，未按期遞交者，由員工所在部門告知因檔案未轉，造成工齡計算等相關損失，員工本人承擔主要責任。

第十三條  員工進入公司、人力資源部對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料等要及時收集，整理歸檔，保持檔案的完整性。歸檔的材料必須認真鑒别，保證材料的真實、準确、文字清楚、手續齊備。材料須經公司審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。

第十四條  按規定需要銷毀檔案材料時，須按照《中華人民共和國檔案法》有關規定執行。

第十五條  嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，應視情節輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

第六章  檔案的提供和利用

第十六條  因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：

（一）查閱人事檔案應填寫人事檔案查閱申請表。

（二）人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，須填寫人事檔案借出審批表，經部門負責人同意，報分管領導批準後方可借出，并按約定時間歸還人事檔案。

（三）檔案管理人員、員工本人，任何人不得以任何借口塗改、僞造檔案材料；不得将應歸檔材料據為已有或者拒絕歸檔；不得将虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案；不得私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。

（四）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度，對違反人事檔案材料收集歸檔工作紀律的，視其性質、情節輕重和造成的後果，對負有主要責任人員和直接責任人員進行批評教育，或給予相應處分。其中，檔案管理人員參與塗改、僞造檔案材料的，要從嚴從重處理，并不得繼續從事人事檔案工作，情節嚴重的要追究其法律責任。

（五）因工作需要從檔案中取證的，須經人力資源部負責人批準後才可辦理。

第七章  檔案的轉遞

第十七條  員工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，工作交接并辦清所有手續後，如無特殊情況，檔案管理人員應将其人事檔案封存好，待其持調檔函後轉入新單位。

第十八條  轉遞檔案應遵守下列規定：

（一）對轉出的檔案，先與人事管理人員核實，确認已和公司解除勞動合同，無拖欠公司相關費用等，轉遞檔案人員已經辦完離職手續，核實一切正常後，填寫員工人事檔案轉遞通知單。

（二）按照公司程序對轉遞人員人事檔案進行核對，用封條進行密封，并在封條上規定地方進行簽章，密封完轉遞前填寫員工人事檔案轉遞登記表。

（三）對按程序需要轉出的檔案材料，不得扣留或分批轉出。

（四）接收單位收到檔案後，應在員工人事檔案轉遞回執單上簽收蓋章，并将回執單盡快寄回公司，以确保員工人事檔案轉遞無誤。

第八章  附  則

第十九條  本辦法由人力資源部負責解釋。

第二十條  本辦法自印發之日起實施。

人事檔案查閱申請表

人事檔案借出審批表